Abrechnung
Wie werden Fördermittel abgerechnet?
Sammelt alle Belege; benennt frühzeitig eine*n Verantwortliche*n; für jeden Zahlungsgang muss es einen Beleg geben (Quittung, Rechnung, Aufwandsentschädigungsformular, …)
Mehr Details hierzu im zugehörigen Lexikoneintrag.
Darauf hat nachvollziehbarer Weise niemand wirklich Lust: das Projekt ist vorbei, und das ist auch gut so: Gegen Ende hat es sich doch etwas gezogen, und jetzt ist es höchste Zeit, auch endlich einmal wieder Wäsche zu waschen und etwas für die Uni zu machen. Stattdessen soll jetzt jemand die blöde Abrechnung machen und Leuten hinterherlaufen, damit sie endlich, endlich ihre Kassenzettel vorbei bringen?!
Ja, nervig, aber wirklich wichtig. Wenn ihr eine juristische Person seid (e.V., GbR o.ä.) müsst ihr das für eure Steuererklärung ohnehin machen. Aber auch, wenn ihr als freies Kollektiv oder Gruppe von Freund*innen mit Fördermitteln gearbeitet habt, ist das verdammt wichtig. Zum einen habt ihr gratis Geld von eurem Fördermittelgeber bekommen; eine pünktliche, ordentliche Abrechnung und eine Dokumentation mit ein paar schönen Fotos ist das Mindeste, was ihr dafür zurückgeben könnt! Zum anderen zeigt sich in der Abrechnung, ob ihr verlässliche Partner*innen für zukünftige Projekte seid. Auch die Fördermittelgeber müssen belegen, was mit den Geldern passiert ist - so wie ihr euren Mitstreiter*innen wegen der Kassenzettel hinterherlauft, so müssen die Fördermittelgeber euch und allen anderen Projekten hinterherlaufen. Und so sehr, wie euch das auf den Wecker geht, geht es ihnen auf den Wecker - bis sie beim nächsten Mal nicht mehr mit euch arbeiten wollen. Geheimtipp: gerade bei Projekten aus dem alternativen Spektrum rechnen manche Fördermittelgeber schon damit, der Abrechnung nachlaufen zu müssen. Wenn ihr hier pünktlich eine ordentliche Abrechnung einreicht, habt ihr schnell einen dicken, dicken Stein im Brett!
Wie man die Abrechnung am besten macht, lässt sich hier nicht sagen, je nach Projekt, Akteur*innen und Fördergeldern ändern sich die Strukturen. Überlegt euch rechtzeitig eine*n Verantwortliche*n, redet gleich am Anfang mit euren Fördermittelgebenden und vielleicht einer Steuerberater*in; vielleicht habt ihr ja auch eine*n Buchhalter*in im Bekanntenkreis. Je besser eure Struktur, desto weniger Ärger habt ihr damit.